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個人情報保護方針

   公益財団法人入管協会(以下、「当協会」と呼びます。)は、当協会のサービスを円滑に行うため、必要となる個人 情報を取得しますが、これら個人情報は、当協会の「個人情報保護方針」に基づくほか、以下のとおり取り扱います。

1.個人情報の利用目的
  当協会は、取得した個人情報を次の目的のために利用いたします。次の目的以外で個人情報を利用させていただく場合は、別途その旨をご連絡し、同意いただいた上で利用いたします。ただし、(7)と(8)は開示情報に該当しません。
 (1)  入会申込手続き及び会員管理のため
 (2)  出版物の案内・販売・発送をするため
 (3)  セミナーの案内・開催・運営及び参加者の管理のため
 (4)  業務遂行上に発生した料金の請求・回収のため
 (5)  職員の人事管理のため
 (6)  お問い合わせやご意見への対応のため
 (7)  外国人の入国・在留手続きに必要な申請書類の点検、入国管理局への申請取次のため
 (8)  入国管理局から受託した業務遂行のため
  なお、個人情報のご提供がいただけなかった場合や、個人情報の記入に不備があった場合には、当協会のサービスのご提供、その他採用選考などにおいて、ご本人の希望に添えない場合がありますのであらかじめご了承願います。

2.個人情報の取得
   当協会は、適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得します。

3.業務の委託
  当協会は、個人情報の利用目的を達成するために個人情報に関する業務を外部企業へ委託することがあります。業務の委託に伴い、当協会が取得した個人情報を必要な範囲において預託することがあります。

4.第三者への提供
  当協会は、以下のいずれかに該当する場合を除き、取得した個人情報を、あらかじめ本人の同意を得ることなく、第三者に提供いたしません。
 (1)  法令に基づく場合
 (2)  人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
 (3)  公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
 (4)  国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

5.共同利用
  当協会は、取得した個人情報を共同利用することはいたしません。

6.個人情報の管理について 
   当協会は、取得した個人情報を適切に管理するとともに、漏えい、滅失又はき損等の防止のために最大限の注意を払います。
  当協会は、取得した個人情報の保護と適切な取扱いに関して、役員はもとより職員に対して教育を徹底します。また、利用目的に応じて個人情報の保存期間を別途定め、当該期間経過後はこれを適切な方法で廃棄します。

7.個人情報の開示等を求める権利について
   当協会が保有する個人情報については、ご本人並びに代理人(法定代理人)は次の権利を有します。
 @  個人情報の利用目的の通知
 A  個人情報の開示
 B  個人情報の訂正、追加又は削除
 C  個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止

8.個人情報の開示等の手続きについて
  当協会が保有する個人情報について開示等をご請求された場合には、ご本人並びに代理人(法定代理人)の本人確認が終了した後に、速やかに対応します。

(1)開示等の請求方法
   開示等のご請求をされる場合には、当協会所定の「開示等請求書」(注1)に必要事項を記入し、ご本人または代理人(法定代理人)がご本人であることを確認するために必要となる書類(注2)を同封の上、簡易書留にて送付願います。この方法によらないご請求(当協会に直接お越しいただいた場合も含みます。)には応じられません。また、開示等請求書の記載に不備があった場合ご請求をお受けできませんので、あらかじめご了承願います。
(注1)当協会所定の「開示等請求書」
●Webサイトからのダウンロードはこちら→「開示等請求書」(PDF)
なお、「開示等請求書」をFAXや郵送、電子メールなどによって取得されることを希望する場合には、電話、FAX、電子メール、郵送などでその旨を当協会までご連絡願います。
(注2)ご本人並びに代理人(法定代理人)がご本人であることを確認するために必要となる書類
@運転免許証(住所変更がある場合には裏面も必要)、Aパスポート、B住民基本台帳カード、C外国人登録証明書、D印鑑証明書、E戸籍謄本、F健康保険被保険者証、G年金手帳のうち、@からCの顔写真が添付されている証明書については写しを1通、顔写真が添付されていない証明書についてはいずれか2種類の証明書の写しが必要となります。
 なお、お申し出いただいた方が代理人又は法定代理人の場合には、さらに次の書類も同封してください。
 A.ご本人が開示等のご請求を行うことについて、その作業を代理人に委任した場合
ご本人が開示等請求を行うに際して、その旨を委任したことが記載された「代理人委任状」、代理関係を証する書類(住民票、登記事項証明書等)の原本(コピー不可)。
 B.ご本人が未成年者又は成年被後見人の場合
法定代理人の戸籍謄本又は成年後見登記事項証明書など、法定代理権があることを確認できる書類(原本、コピー不可)。

(2)手数料
  個人情報の開示並びに利用目的の通知のご請求に対し、1件につき300円(税込み)の手数料をいただきます。なお、個人情報の開示並びに利用目的の通知以外の請求に際しては、手数料の請求は行っておりません。

(3)開示等、ご請求についてのご通知方法
  ご請求者(開示等請求書に記載された請求者の氏名及び住所)宛に、書面にて簡易書留郵便により通知します。その際、請求書を同封いたしますので、支払いをお願いします。
また、ご本人の開示等のご請求に対して、「開示等を行わない場合」に該当する場合には、その理由を書面に記載して通知します。
  個人情報の訂正、追加又は削除を行った際は、その旨及びその内容を通知します。
  なお、ご通知までに日数を要することがありますので、あらかじめご了承願います。

(4)開示等のご請求により取得した個人情報の利用目的
  開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また、提出いただいた書類は、適正に廃棄します。

9.認定個人情報保護団体
  ・認定個人情報保護団体の名称
    一般財団法人日本情報経済社会推進協会
  ・苦情の解決の申出先
    個人情報保護苦情相談室
  ・住所
    〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
  ・電話番号
     03-5860-7565
     0120-700-779
*〈注意〉当協会の案内に関する問い合わせ先ではございません。

10.個人情報に関する受付窓口
  当協会が保有している個人情報に関する開示等のお申し込み、お問い合わせ、その他苦情などの相談につきましては、以下に記載した「個人情報保護に関するお問い合わせ窓口」まで電話、メール、FAX又は郵便によりお申し出ください。 
[個人情報保護に関するお問い合わせ窓口]
公益財団法人 入管協会
個人情報保護管理者 兼 個人情報保護苦情・相談窓口:総務部
〒101−0054 東京都千代田区神田錦町3-6共同ビル(錦町三丁目)3階
             TEL:03-3291-8081  FAX:03-3291-8077
メール:info@nyukan-kyokai.or.jp URL:http://www.nyukan-kyokai.or.jp/

●Webサイトからのダウンロードはこちら→ 「同意書(採用面接者用)」「開示等請求書」(PDF)